Un calendario mantiene il business collegato attraverso appuntamenti importanti, meeting ed eventi. Condividere i calendari con i dipendenti, clienti e lavoratori in remoto da qualsiasi dispositivo abilitato web è una grande risorsa per un’azienda e soprattutto usarlo come un calendario di gruppo condiviso per monitorare riunioni, conference call, scadenze del progetto, aggiungere eventi personali e appuntamenti facilita la vita dell’azienda.
Il calendario è un ottimo modo per gestire e vedere il programma di tutti i giorni dei dipendenti, le attività programmate degli incontri con i clienti, ecc. È possibile tenere traccia degli eventi in programma, impostare un promemoria, creare attività, inserire le note, allegare file alle attività di calendario, e voci di calendario associate con uno o più contatti per cui si assegnano funzioni a uno o più collaboratori.
Tra gli obiettivi che un’azienda persegue attivando il calendario possiamo evidenziare i seguenti:
- aiutare il personale, le vendite aziendali e il follow-up schedule;
- organizzare un diario di gruppo che permette a colleghi, dipendenti e dirigenti di vedere quali incontri (con i clienti) sono stati programmati oggi, questa settimana e questo mese;
- impostare gli eventi del calendario di gruppo per informare di clienti nuovi o già esistenti tra i colleghi in ufficio o in viaggio;
- creare un diario di gruppo per inviare notifiche, a mezzo e-mail, in modo che nessuno ha mai una scusa per mancare un evento di nuovo.
Il calendario, in un’azienda, è uno dei settori in cui un CRM meglio consente l’aumento delle performance ed il miglioramento della qualità dei processi.
Il CRM consente l’inserimento di dati che identificano, chiariscono e valorizzano le opportunità registrate. In particolare si hanno sempre le seguenti informazioni:
- data di apertura, chiusura prevista e chiusura effettiva;
- tipo di attività (di solito definibili dall’azienda);
- cliente;
- stato dell’attività (aperta, vinta, persa);
- fase in cui l’attività’ si trova (di solito sulla base di percorsi che l’azienda può personalizzare);
- motivo della chiusura (rinuncia, miglior offerta concorrente, scarso interesse, da direzione, ecc.);
- promemoria.
Questi dati consentono di effettuare proiezioni, analisi e stati di avanzamento. Molti CRM consentono comunque all’azienda di inserire ulteriori campi, secondo proprie necessità.